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excel中嵌入一个pdf文档

在excel中嵌入pdf文档,并非直接嵌入,而是通过链接或对象的方式实现。这两种方法各有优劣,选择哪种取决于你的具体需求。

直接嵌入PDF会导致文件体积膨胀,尤其当PDF文件较大时,Excel文件会变得非常臃肿,打开和保存速度都会变慢。我曾经处理过一个包含多个大型PDF嵌入的Excel文件,打开速度慢得令人抓狂,最终不得不将PDF文件单独保存,只在Excel中保留链接。

方法一:创建链接

这种方法轻量快捷,只在Excel单元格中创建一个指向PDF文件的快捷方式。点击单元格,插入超链接,选择你的PDF文件即可。 这样做的好处是,Excel文件体积保持较小,且PDF文件更新后,Excel中的链接也会自动反映更新后的内容。 但缺点是,如果PDF文件被移动或删除,链接就会失效。

我记得有一次,我为同事制作了一个包含多个项目报告(PDF格式)的Excel汇总表,我采用了这种链接方式。这样同事可以直接点击单元格中的链接,打开对应的报告,非常方便。 然而,后来同事不小心移动了其中一个报告的文件夹,导致链接失效,不得不重新设置链接。这提醒我,使用链接方式时,务必确保PDF文件的路径稳定不变,或者做好备份。

方法二:插入对象

这种方法将PDF文件作为对象嵌入到Excel单元格中。 插入方式与插入图片类似,选择“对象”,然后选择“由文件创建”。 选择你的PDF文件后,PDF文件内容会显示在单元格中。 你可以调整显示比例,但通常只能看到PDF文件的缩略图。 点击缩略图,可以打开完整的PDF文件。

这种方法的优势在于,即使PDF文件被移动,嵌入的对象仍然存在,不会像链接那样失效。但缺点是,文件体积会显著增大,而且PDF文件内容不会自动更新,需要手动更新。

我曾经用这种方法嵌入过一些重要的证书扫描件到Excel表格中,确保即使文件位置发生改变,证书信息也能在Excel中保留。但是,这个Excel文件因为嵌入的PDF对象而变得很大,保存和传输都比较费时。

选择建议:

如果你需要保持Excel文件轻量,并且PDF文件位置稳定,建议使用链接方式。如果你需要确保PDF文件内容即使文件位置改变也能在Excel中显示,并且不介意文件体积增大,那么选择对象方式比较合适。 在实际操作中,你需要根据实际情况权衡利弊,选择最适合你的方法。 记住,无论选择哪种方法,都需要仔细管理你的文件,避免链接失效或文件丢失。

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